Documentele de care ai nevoie oricum, indiferent de ţară — şi cât sunt valabile

Acte de identitate şi de călătorie, certificate de stare civilă, certificat de cazier judiciar, card european de asigurări sociale de sănătate şi documente portabile europene (O.U.G. nr. 97/2005; Legea nr. 248/2005; Legea nr. 119/1996; Legea nr. 290/2004; Regulamentul (UE) 2016/1191; Regulamentele (CE) nr. 883/2004 şi nr. 987/2009; D.P.R. 445/2000 art. 41 pentru Italia)

Verificat la 19.08.2026

Regulă aplicată diferit de la caz la caz

Regula de drept şi practica de ghişeu se despart exact pe acest subiect. În dreptul român, certificatele de stare civilă nu au termen de valabilitate, iar fişa oficială a serviciului de eliberare nici nu prevede vreunul; în dreptul italian, articolul 41 din D.P.R. nr. 445/2000 spune expres că actele care atestă fapte nesupuse modificării au valabilitate nelimitată. Şi totuşi, multe instituţii franceze şi italiene refuză din start orice document românesc mai vechi de 3 sau de 6 luni, chiar şi acolo unde nicio normă nu impune asta. Există şi cazuri în care cerinţa de prospeţime este reală şi scrisă în procedură — dosarul francez de căsătorie şi cel de PACS, justificatif de domicile de mai puţin de 3 luni — iar acolo refuzul este conform. Ghidul separă cele două situaţii şi arată ce se poate contesta şi cum. Decizia aparţine instituţiei; calea de contestaţie este descrisă.

Răspuns rapid

Există un set mic de documente româneşti de care ai nevoie oriunde ai merge — Franţa, Italia sau întoarcerea acasă — şi pe care e mai ieftin să le strângi în România decât să le vânezi de la distanţă.

Ce este

Cine poate beneficia

Verifică situația mea

Documente necesare

Ce trebuie să faci, pas cu pas

Cât durează

Cât costă

Ce se întâmplă după depunere

Ce faci dacă este refuzat sau blocat

Refuzurile pe acte de bază iau, aproape mereu, una dintre următoarele forme. „Documentul este prea vechi.” Întreabă, politicos şi în scris, pe ce temei se cere un act mai recent. Dacă procedura chiar prevede un termen — dosarul francez de căsătorie sau de PACS, unde extrasul de naştere trebuie să fie de mai puţin de 3 luni când e emis în Franţa şi de cel mult 6 luni când e emis în străinătate — cererea este întemeiată şi ceri duplicatul. Dacă nu există un asemenea text, arată că certificatul românesc de stare civilă nu are termen de valabilitate şi cere o decizie scrisă. În Italia, poţi invoca articolul 41 din DPR nr. 445/2000: certificatele care atestă stări, calităţi personale şi fapte nesupuse modificării au valabilitate nelimitată. „Trebuie apostilă.” Pentru actele româneşti prezentate în Franţa, apostila nu se cere, în temeiul convenţiei bilaterale. Pentru actele de stare civilă şi pentru cazierul judiciar prezentate în orice stat membru, scutirea vine din Regulamentul (UE) 2016/1191. Vezi ghidul despre apostilă şi arată textul. „Trebuie traducere legalizată.” Dacă ai formularul standard multilingv anexat certificatului, traducerea nu mai este cerută, în condiţiile regulamentului. Dacă nu ai formularul, cererea de traducere este legitimă: cere-l în România sau la consulat, apoi revino. „Nu acceptăm cazierul acesta.” Verifică data: peste 6 luni de la eliberare, refuzul este conform. Sub 6 luni, cere motivul în scris. „Nu vă putem înscrie copilul fără actele de la şcoala din România.” În Franţa şi în Italia, înscrierea unui copil în învăţământul obligatoriu nu se condiţionează de acte şcolare anterioare. Actele ajută la stabilirea clasei, nu la admiterea în şcoală. Insistă, în scris, la direcţia şcolii şi, dacă nu se rezolvă, la autoritatea şcolară locală. Ce faci în toate cazurile, în ordine: 1. Cere decizia sau cererea de documente în scris, cu temeiul indicat. Un refuz verbal nu se poate contesta. 2. Răspunde în scris, ataşând textul pe care te bazezi, şi păstrează dovada depunerii. 3. Dacă refuzul persistă, foloseşte calea de atac a instituţiei respective: în Franţa, recursul graţios şi apoi tribunalul administrativ, cu termene de 2 luni; în Italia, ricorso gerarchico, difensore civico sau TAR. Ghidurile despre căile de atac din Franţa şi din Italia descriu paşii. 4. În paralel şi gratuit, în Franţa poţi sesiza Défenseur des droits, iar în Italia difensore civico regional. 5. În România, dacă un ghişeu îţi refuză un act de bază, cere nota scrisă şi adresează-te conducerii instituţiei, apoi Avocatului Poporului. Decizia finală aparţine instituţiei care primeşte dosarul, sub controlul instanţei. Ce poţi face tu este să nu accepţi un refuz nemotivat şi să nu plăteşti duplicate sau traduceri înainte de a citi temeiul.

Greșeli frecvente

— Să crezi că un certificat de naştere expiră şi să plăteşti duplicate în fiecare an. Nu expiră. Ce poate cere procedura este un exemplar recent, şi doar acolo unde textul o spune. — Să crezi invers: că, dacă actul nu expiră, poţi merge oriunde cu el. Dosarul francez de căsătorie şi cel de PACS chiar cer un extras recent, iar refuzul e legal. — Să scoţi cazierul judiciar „ca să îl ai”, cu şase luni înainte de a-l folosi. Se strică singur în sertar. Cere-l ultimul. — Să pleci fără formularele standard multilingve. Este singurul lucru din listă care se cere gratuit în România şi care, lipsind, te costă zeci de euro pe traduceri, de fiecare dată, în fiecare dosar. — Să ceri un singur formular multilingv pentru două ţări. Formularul este bilingv, română plus limba destinaţiei. Pentru Franţa şi pentru Italia ceri două. — Să uiţi certificatele copiilor. Fiecare copil are propriul certificat şi propriul formular; nu există unul „de familie”. — Să pleci cu cartea de identitate model vechi şi să descoperi peste un an că nu poţi accesa niciun serviciu online al statului român, inclusiv cazierul. — Să nu ceri adeverinţele de vechime cât timp angajatorii încă există. După desfiinţarea firmei, drumul trece prin arhive şi durează luni. — Să nu scanezi nimic înainte de plecare şi să afli numărul paşaportului pierdut abia de la poliţie. — Să pui toate scanurile într-un cont fără parolă puternică şi fără verificare în doi paşi. Ai adunat într-un singur folder tot ce trebuie cuiva ca să se dea drept tine. — Să trimiţi originalele prin curier internaţional, ca să câştigi o săptămână. Un certificat pierdut pe drum înseamnă un duplicat şi o lună.